En el mundo de la logística, existe una figura muy importante a tener en cuenta si una empresa se dedica a la importación o a la exportación a nivel internacional. Esta figura es la del transitario o empresa transitaria, que ayuda a que el proceso de envío de una mercancía de un lugar a otro sea mucho más sencillo para la empresa que gestiona el envío.

¿Qué es un transitario?

Un agente de carga, transitario o empresa transitaria es aquella que planifica,tramita y gestiona el transporte de mercancías entre varias partes: la aduana del país de origen (salida), la del país de llegada (destino) y, si las hubiera, las intermedias, para asegurar el correcto desarrollo de toda la operación.

Además, realiza los trámites de toda la documentación necesaria para mover las mercancías, como son los gastos de aduanas, los seguros, los gastos de transporte y muchos otros conceptos. Cualquier empresa que tenga como función principal la importación o exportación de mercancías necesita un transitario que lleve a cabo todas estas gestiones para facilitar los envíos.

La actuación de los agentes transitarios

Hay dos circunstancias en las que pueden actuar estos agentes:

  • Cuando los agentes actúan en nombre de aquellos que les han contratado y siguen las instrucciones que estos les dan. Para realizar sus tareas, contratan los servicios de terceras empresas para que se hagan cargo del embalaje, del almacenamiento, del transporte, la manipulación y el despacho de aduanas de las mercaderías. Representa a su cliente, ya sea importador o exportador, de cara a los proveedores que van a realizar estas funciones y se encarga de las relaciones contractuales con estas empresas. Pero no es, de ninguna manera, responsable de los errores que estas compañías puedan cometer o si hay algún imcumplimiento. Su obligación principal para con la empresa que le contrata es la misma que la de cualquier otro proveedor de servicios: Informar al cliente de los pasos que se van dando y actuar de manera diligente, para lo cual se puede aplicar la normativa que regula los contratos de Agencia Comercial, recogidos en la Directiva 86/6535 de la Comisión Europea y regulados por la Unión Europea.
  • Cuando actúa como agente principal, cerrando un contrato directamente con un importador o exportador. En ese caso, emite una sola factura que marca el importe total de los servicios que se han prestado y es responsable de cualquier fallo que haya durante la transacción.
  • Es posible que se de un acuerdo «híbrido», en el que se presente como intermediario en unos casos y como agente principal

¿Cuáles son sus funciones?

En el mundo de la logística, es necesario contratar a alguien que haga todos los trámites de documentación, pero una empresa transitaria tiene toda una serie de tareas a realizar:

  • Asesoramiento sobre todos los costes de la exportación, como son los gastos de flete, los gastos portuarios, los derechos consulares, los gastos de documentación especial, el coste del seguro y todos los gastos de gestión de las mercancías.
  • Se encargan de todas las tareas administrativas, incluyendo la contratación de seguros, gestionar toda la documentación pertinente, prepara todos los contratos, y prepara cualquier documentación necesaria para que el desarrollo del tránsito sea lo más rápido posible.
  • Asesora sobre el medio de transporte más adecuado para la mercancía (barco, camión o avión) y posteriormente contrata el espacio de carga necesario en el medio de transporte escogido. Una vez el cliente ha elegido el medio que quiere utilizar, se encarga de la contratación.
  • Planificación de la ruta que va a seguir la mercancía para que ésta sea lo más eficaz y lo más segura posible. Tendrá en cuenta el tipo de mercancía, lo que va a costar, la seguridad y la duración del envío.
  • Prepara y presenta toda la documentación apropiada para el vendedor, el comprador o el banco pagador, además del conocimiento de embarque.
  • Elige los embalajes adecuados para que los bienes no sufran daños.
  • Gestionan el almacenaje y la distribución de la mercancía.
  • Mientras los bienes están en movimiento, realiza un seguimiento a tiempo real. Debe saber en todo momento donde se encuentra por si el cliente le solicita información al respecto.
  • Se encarga de todas las gestiones aduaneras en el país de destino, asegurándose de que la mercancía cumple toda la normativa vigente. Además, actúa como intermediaria en cualquier gestión o negociación que haya que llevar a cabo con la aduana.
  • Gestiona y presenta los Documentos de Transporte Internacional, que son aquellos documentos necesarios para las exportaciones e importaciones.
  • Contrata el seguro de transporte, imprescindible para el envío.

Tipologías de agentes transitarios

¿Hay diferentes tipos de empresas transitarias? Si, dependiendo de las funciones que tengan que llevar a cabo durante el proceso, se escogerá una u otra.

Los operadores de transporte unimodal, OTM o Operadores de transporte intermodal son aquellos que ofrecen un servicio completo a los clientes, incluyendo todos los trámites desde origen hasta destino. Este tipo de operador emite el Conocimiento de Embarque Mutimodal FBL, en el que se aglutinan todos los medios de transporte de los que se hacen uso durante la transacción comercial. Se hace responsable de las mercancías mientras se está llevando el proceso de transporte.

Por otro lado, se encuentran los Agentes de transporte. Estos se encargan de contratar el transporte necesario para el traslado de la mercancía. Pero además de esto, cumplen la función de transportista ante el exportador o el importador, ante los transportistas, son los cargadores. El medio de transporte con el cual se realice la operación será el encargado de definir de qué tipo de agente de transporte estamos hablando:

  • Agente de transporte por carretera: Son los intermediarios entre aquellos que conducen o transportan mercancías (porteadores) y el expedidor o exportador, es decir, aquel que realiza el envío. Suele haber un número bastante alto de empresas que realizan este servicio.
  • Agentes de transporte aéreo: Gestionan con las aerolineas el transporte de mercancías, y suelen operar a larga distancia. Si se requiere, pueden emitir Conocimientos de Embarque Aéreos, para lo cual deben ser miembros de IATA (International Air Transport Association), la máxima autoridad de transporte por aire, ya sea de carga o pasajeros.
  • Agentes portuarios: Pueden ejercer tanto en aeropuertos como en puertos marítimos o en terminales de carga terrestre. Su función es la de actuar en nombre de quien realiza el envío. Esto sucede si se tiene que traspasar la mercancía de un medio de transporte a otro.
  • Agentes de carga: Revisan que el proceso de carga se efectúe de manera correcta, y actúan como agentes de los armadores, que son los que se encargan de la gestión náutica y de la operativa de las embarcaciones.

Otro tipo son los agrupadores o NVOCC, que son las siglas para Non-Vessel Operating Common Carriers. En español, se traduce como transportista marítimo no propietario de buque. Se encargan de agrupar varios clientes para poder llenar un contenedor entero para obtener precios de flete más económicos. En ocasiones, ofrecen servicios regulares en barcos de los que no son propietarios.

Los agentes de aduanas actúan como agentes de la empresa importadora o exportadora. Se encargan de gestionar todas las formalidades, incluída la gestión de la documentación. Realizan todas las gestiones y todos los pagos para llevar a trámite el despacho aduanero de importación y exportación representando a la empresa frente a las autoridades de la aduana. Como deben pagar aranceles, impuestos, licencias y certificados para hacer su tarea, y su importe suele ser elevado, estos agentes suelen estar respaldados por compañías de seguros o entidades bancarias.

¿Cuáles son los requisitos para ser transitario?

Es imprescindible cumplir una serie de condiciones para ejercer esta profesión, ya que sus actividades están reguladas por el Ministerio de Fomento. Entre lo más importante, vale la pena destacar:

  • Lo primero es que hay que estar acreditado en los Registros Oficiales. Este paso es obligatorio para realizar determinadas actividades. En qué registro se encuentren dependerá también del tipo de actividad que realicen.
  • Es necesario ser una persona física, en cuyo caso no se puede dar responsabilidad a más de una persona o a una comunidad, o persona jurídica, para lo cual debe fundarse una sociedad mercantil, laboral o cooperativa.
  • Ser ciudadano nacionalizado español o de un país miembro de la Unión Europea. Si es de un país extranjero, debe ser de un país en el que este requisito no sea necesario, siguiendo las condiciones de los tratados o convenios internacionales que están suscritos por España.
  • Hay que obtener la Capacitación Profesional de Transportista por Carretera, para el que hay que realizar un examen tipo test de 100 preguntas y responder a 6 casos prácticos.
  • Disponer de un capital inicial de 60.000 euros como mínimo.
  • Tener a disposición un local en el que únicamente se vayan a realizar actividades de transporte.

Asociaciones de transitarios

A nivel internacional, existe una asociación. Se trata de la Féderation Internationale des Associations de Transitaires et Assimilés, cuyas siglas son SIATA, una organización no gubernamental que representa a unas 40.000 firmas de transporte y logística, y que da trabajo a entre 8 y 10 millones de personas en unos 150 países.

En España, se aglutinan en la Federación Española de Transitarios o FETEIA, agencia impulsora del comercio exterior y principal organización del sector de los agentes transitarios. La lista de empresas asociadas asciende a más de 150, organizadas en provincias.

También existe un directorio de empresas transitarias a nivel internacional, una suerte de páginas amarillas de este tipo de compañías. Éstas están reunidas en el World Wide Cargo Directory, en el que constan unos 23.000 agentes repartidos en unos 20 países.

Razones para contratar una empresa transitaria

Bajo el punto de vista de una empresa que se dedica al comercio internacional y tiene que gestionar el envío de mercancías, ¿es realmente necesario contratar un transitario para el comercio internacional? Esa es una decisión que debe tomar cada compañía importadora o exportadora, pero hay varios motivos por los que la contratación de sus servicios es altamente recomendable:

  • Su contratación permite usar el tiempo para otros menesteres y funciones propias de una empresa de logística.
  • Dispone de un amplio conocimiento de toda la operativa relativa al transporte de mercancías, incluída la jurídica.
  • Conoce las mejores rutas por las que llevar las mercancías, que ayuda a la reducción de costes para la empresa contratante.
  • Su puesto como intermediario ayuda a la resolución de cualquier tipo de imprevistos. La empresa que contrata el servicio no tiene que hacerlo y así se puede ocupar de otras tareas.
  • Como los transitarios dominan varios idiomas, pueden negociar con empresas de otros países.
  • Reúne en una sola persona el trabajo de varias, por lo que es vital para la reducción de costes del envío.
  • Se preocupa por los intereses de la empresa a la que representa, y todas sus actuaciones están destinadas a mejorar todos los procesos de los que se hacen cargo.
  • Las personas que se dedican a esta profesión son extremadamente versátiles, por lo que realizan todas las tareas propias de su puesto con gran destreza.

Últimas recomendaciones

Es importante escoger una empresa que tenga una dilatada experiencia como agente transitario, afianzada en el mercado y con oficinas en ciudades como Valencia, Castellón, Madrid, Barcelona, Bilbao, Castellón y Aragón (Zaragoza) para poder gestionar todos los trámites con celeridad.

Gracias a la contratación de un agente especializado, nada queda al azar, todo está completamente bajo control, ya que se encarga de que las mercancías lleguen en buenas condiciones y sin incidencias. Pero si surgen, se arreglan de forma inmediata. También se preocupa por los intereses de la empresa que le contrata, por lo que es una figura importante en el mundo de la importación y exportación y por ello las compañías de logística ponen las mercancías en sus manos. Y además, permite ahorrar tiempo y dinero a la hora de enviar mercaderías.

El éxito de la operación reside, en múltiples ocasiones, en que el transitario que se ha contratado realice su trabajo de la mejor manera posible. Vale la pena contar con sus servicios, porque se gana en tiempo, dinero y tranquilidad.