A grandes rasgos, la importación de bienes (con o sin transitario) consiste en la introducción en un país de una mercancía proveniente de un tercer país (incluidos Ceuta, Melilla  y Canarias, entre otros territorios). Si la mercancía procede de la Unión Europea no se considerará importación, sino que recibe la denominación de adquisición intracomunitaria de bienes.

A diferencia de las adquisiciones intracomunitarias, para importar no es necesario ser un profesional o una empresa,. En el caso de las importanciones de bienes, por tanto, los particulares también pueden importar de terceros países.

Toda importación supone hacer frente a una serie de riesgos que es conveniente tener en cuenta y, en la medida de lo posible, atenuar.

¿Cómo deben elegirse los proveedores para importar mercancías de terceros países?

Una de las circunstancias que más hace desconfiar a las empresas a la hora de abordar las importaciones es la fiabilidad del proveedor. Habitualmente, las empresas que se están iniciando en la importación se preguntan si pueden fiarse de este o ese proveedor. En este sentido, la experiencia apunta a la necesidad de aplicar bastante sentido común yde  asumir algún riesgo.

Muchas empresas acuden a ferias generalistas o específicas de su sector donde conocen a potenciales proveedores. A partir de ahí comienzan un proceso de comunicación por correo electrónico que puede llegar a culminar con el cierre del pedido.

El hecho de haber visto en persona al proveedor suele dar una idea a las empresas importadoras de qué distribuidor es, qué solvencia tiene, etc. No es una práctica descabellada solicitarle referencias sobre a qué otros clientes vende.

En cuanto a las ferias resulta esencial cuidar la planificación del viaje consultando en la página web de la feria la lista de expositores, investigando en Internet quién es cada uno de ellos e, incluso, contactándolos para solicitar una persona de contacto que acuda a la feria. Esta tarea contribuirá a ahorrar mucho tiempo y algún que otro disgusto.

Puede parecer que tenga poca importancia, pero a la feria se ha de asisitir con las ideas bien claras (tanto en la cabeza como fuera de ella), es decir, bien equipado. Es fundamental llevar calzado cómodo (vamos a pasar muchas horas andando, a veces hasta 6 o 7), material para escribir (sobre todo, bolígrafos), un buen stock de tarjetas de visita y un lugar en el que anotar.

Para este último menester hay quien recurre a las fichas de proveedor en Excel, con casillas para cada apartado (nº de stand, anotaciones, etc). Hay quienes grapan a estas fichas la tarjeta de visita. Incluso, hay representantes que portan una cámara de fotos para ilustrar sus anotaciones con fotos de cada stand. De este modo, resulta más sencillo recordar los aspectos más relevantes.

Si la feria es internacional se deben extremar las precauciones con los billetes y los hoteles, puesto que alcanzan precios desorbitados si no reservamos con antelación. Para solventar este tipo de contratiempos siempre es positivo contar con un operador de confianza que nos permita flexibilidad.

¿Cómo se articula el proceso de compra en las importaciones?

Una vez tenemos más o menos claro a quién le podríamos comprar, se inicia el proceso de negociación. Todo dependerá del tipo de producto y del país del proveedor. Sin embargo,  la negociación para una importación se caracteriza, esencialmente, por su volatilidad. Dicho de otra manera, la negociación puede ser rápida o larga, más fácil o más difícil. No existe una regla establecida al respecto, más que aplicar el sentido común. Suele ser habitual pedir muestras. Dichas muestras se envían por courier (que es barato y rápido).

En este punto, el empresario debe adelantar dinero al proveedor para que elabore esas muestras. Pese al riesgo que esta práctica pueda suponer, siempre es preferible tener problemas con las muestras que con la importación final. 

¿Qué incoterm es mejor para importar?

Es probable que el proveedor de al empresario un precio en FOB (free on board, es decir, con un añadido de la preceptiva cláusula comercial en el caso de que la mercancía se transporte en barco) y otro en CFR (cost and freight, esto es, de coste y flete en función del punto de destino convenido).

La recomendación de los expertos en comercio internacional es tratar de controlar el envío. Para las empresas suelen aconsejar comprar en condiciones FOB. Con esto, el precio que les comuniquen incluirá el de la mercancía más todos los costes hasta la puesta de la mercancía a bordo del buque.

Con los incoterms 2010 ya no se debe utilizar el incoterm FOB para las importaciones por avión, al ser reemplazado en este caso por el FCA (derivado del acrónimo free carrier, que hace referencia a que el vendedor debe entregar al comprador la mercancía en el punto que ambos acuerden en el país de origen de esta).

Al precio FOB se le deben añadir los costes del transporte según facilite cotización el transitario. Por regla general, se desaconseja importar grupajes marítimos en condiciones CFR. El motivo es que los gastos de destino suelen ser muy altos y totalmente desconocidos cuando compramos la mercancía.

Si, por algún motivo, el empresario prefiere que la mercancía venga con los gastos pagados, se sugiere que se pida un precio DAP (es decir, un delivery at place, en el que el vendedor puede realizar la entrega de la mercancía más allá de la aduana), aunque lo más probable es que acabe siendo más caro que un FOB. Además, se pierde el control sobre el envío.

A efectos de calcular lo que cuesta finalmente la importación el empresario receptor de la importación deberá conocer qué impuestos paga esa mercancía. El transitario o agente de aduanas le facilitará dicho cálculo.

A grandes rasgos, podemos determinar que sobre el coste total se puede aplicar la fórmula que sigue:

COSTE = ( Valor FOB + Transporte ) x (1 + prima seguro %) x (1 + tipo arancel %)

Si la compra se ha formalizado en condiciones CFR, dentro del primer paréntesis deberíamos aplicar lo siguiente:

COSTE = Valor CFR + Gastos Destino

Estos gastos se los podrá facilitar al empresario su transitario. Se ha atender al seguro para este cálculo, se contrate o no. El arancel, puede haberlo o no, el agente de aduanas lo podrá indicar.

El IVA de la importación se calculará sobre el coste calculado arriba.

¿Cómo se va a financiar la importación?

Hablar hoy en día de financiación es casi utópico y realmente dependerá de las relaciones que tenga cada empresario con el banco. Especialmente si se trata de la primera operación, es porbable que el proveedor no le preste condiciones de crédito y que le exija pagarle una parte por adelantado (20-40 %) y el resto contra entrega de documentos. Esto significa que una vez se embarque la mercancía, se le debe realizar la transferencia bancaria del importe restante. En ese instante el proveedor le hará llegar los documentos.

Por documentos se entiende el conocimiento de embarque necesario para retirar la mercancía. En ocasiones, en lugar de enviarlo por courier con el coste y riesgo de pérdida asociados, se ls puede pedir que haga un “BL Express”, que quiere decir que el transitario en destino no le pedirá el conocimiento de embarque para hacerle entrega de la mercancía.

¿Qué documentos se exigen para llevar a cabo una impportación?

Para efectuar una importación suelen requerirse los siguientes documentos:

a) Factura comercial. Se trata de la factura emitida por el proveedor, donde se ve claramente la razón social que recibe el producto importado y dirección, los suyos, la descripción de la mercancía, el precio y las condiciones de venta (por ejemplo: “FOB Shanghai” o “CFR Barcelona Port”).

b) Packing list. En este documento el proveedor debe realizar de forma clara y precisa una lista con el contenido del envío, identificando los bultos, el peso unitario y total, las medidas de cada bulto y si es posible también las referencias. Resulta especialmente relevante en el caso de los grupajes.

c) Conocimiento de embarque. Llamado en inglés bill of lading (BL), es el documento que expide el transitario en origen y que entrega al proveedor del empresario que ha solicitado la mercancía importada. En general, el proveedor se lo hará llegar al empresario cuando se le haya pagado (o antes si existen buenas condiciones de crédito). A través de este documento el transitario le podrá hacer entrega de la mercancía.

El empresario debe prestar especial atención al número de originales que el propio BL (pronunciado be ele) menciona. Se necesitan todos para que se le entregue la mercancía. La excepción a este procedimiento es que, como se explicaba arriba, si el BL es de tipo express, el BL no será necesario para obtener la mercancía, aunque sí para realizar el despacho de aduanas.

d) Certificado de origen. Si por la mercancía y el origen de la misma esta está sujeta a gravamen arancelario, pero se puede acoger a algún tipo de beneficio, será necesario el documento oficial que pruebe, precisamente, ese origen. Generalmente se tratará de un “FORM A”.

Hay más documentos y certificados que pueden ser requeridos según el tipo de productos (alimentos, del mar, cosméticos y sanitarios, fauna y flora, efectos personales, ropa, calzado, etc.).

¿Cómo se procede a la importación de productos realizada a través de Internet?

Hay quien piensa que por el hecho de comprar por Internet no es de aplicación la regulación aduanera. Nada más lejos de la realidad. Si se trata de una importación, poco importa que se compre en una página web o de otra forma, se deberán observar los mismos controles y mecanismos de importación que si traemos 5 contenedores de 40’.

Es cierto que en ocasiones, si lo comprado es de reducidas dimensiones, el proveedor chino declara el envío como muestra dando un valor muy inferior al real. Es cierto que en ocasiones, esto «cuela» y se logra ahorrar el despacho de aduanas, los impuestos, etc.

No obstante, no es menos cierto que se trata de una ilegalidad, que puede suponer altos costes en el caso de que la aduana inspeccione el envío y que fiscalmente puede conllevar complicaciones para deducirse el coste real de la importación (por el pago al proveedor), sin el correspondiente DUA por el valor correcto.

Se compre como se compre, el consejo es declarar siempre la realidad de los comprado. Ningún transitario o agente de aduanas serio, especialmente si es OEA, podrá prestarse a este tipo de operaciones de engaño a la aduana, además de que supondría hacerle un flaco favor a su cliente. 

¿Qué hay que tener en cuenta para elegir al transitario en un proceso de importación?

Elegir el transitario más adecuado para realizar importaciones resulta esencial. Algunos de los parámetros que un importador debe considerar son:

  1. Tamaño. Hay quien piensa que un transitario multinacional muy grande es mejor, porque le infunde seguridad mientras que hay quien prefiere trabajar con uno muy pequeño por ser el servicio más personalizado. Quizás la clave sea encontrar uno mediano que aglutine lo mejor de ambos lados.
  2. Países donde tiene presencia. Según de dónde se quiera importar puede resultar  importante, aconsejable o irrelevante que el transitario tenga su propia casa. Por ejemplo, para importar de China es conveniente que el transitario tenga sus propias oficinas allá, ya que no siempre es fácil entender los problemas que habitualmente se producen en el país asiático. Sin embargo, para importar de Estados Unidos, donde todo es más fácil, el contar con oficinas propias es menos relevante.
  3. Servicio. El servicio siempre importa. En general, los transitarios de tamaño medio suelen dar mejor servicio que las grandes multinacionales o que los muy pequeños.
  4. Precios. Esto es lo más fácil de comparar, pese a que las cotizaciones de algunos transitarios que no son claras. En ocasiones, lo más recomendable es solicitar un precio “todo incluido”.
  5. Especialización. Dependiendo de la mercancía que se quiera importar, será necesario que el transitario sea un especialista de esa mercancía. Por ejemplo, no es lo mismo hacer importaciones de material de construcción, que de material sanitario, productos cosméticos, productos perecederos, maquinaria, etc.

En definitiva, podemos concluir que una importación constituye, como todo proceso comercial, una experiencia innovadora para el empresario que se adentra en ella. Por ello, resulta esencial conocer todos los aspectos que lo envuelven, incluida la conveniencia de disponer de un transitario. Solo así se podrá completar con éxito y crear una rutina de importación adecuada.